„Zszyte i ponumerowane x liczba kartek” to chyba jedyna rzecz, która przychodzi na myśl, jeśli chodzi o zszywanie dokumentów. Jak zszyć dokumenty? Przybysz natychmiast wyobraża sobie sterty papierów, ciasno spiętych sznurkiem bankowym, pokrytych żrącym pyłem, gdzieś w kącie biura księgowego lub działu kadr.
Jednak nie wszystko jest tak proste i powierzchowne, jak się wydaje na pierwszy rzut oka. Co musisz wiedzieć, aby uniknąć błędów w tej trudnej sprawie? Jak uszyć dokumenty z nitkami według zdjęcia? Te pytania zostaną szczegółowo omówione w instrukcji krok po kroku.
Dlaczego staromodne zszywki?
Istnieje wiele agencji rządowych, które mogą wymagać, aby dokumenty były szyte nie w sposób fabryczny, ale ręcznie, przy użyciu nici. To jest przede wszystkim inspekcja skarbowa, archiwum, proszą o szycie dokumentów nitkami podczas przyjmowania dokumentów dlarejestracja indywidualnych przedsiębiorców, rejestracja osoby prawnej lub formalności do przetargu. Jak prawidłowo zszywać dokumenty, pokazuje zdjęcie nr 2. Zwykle używaj grubej nici i grubej igły.
Uważa się, że papiery wartościowe związane w ten sposób są trudniejsze do zgubienia, podrobienia lub wymiany arkuszy. Niektóre organizacje właśnie z tego powodu stosują taką „dziadkową” formę mocowania ważnych dokumentów. Jest jeszcze inny argument – czasami dokumenty są ściśle poufne, a menedżerowie, obawiając się rozgłosu lub wpływu konkurencji, powierzają taką pracę tylko zaufanej osobie, odpowiednio odmawiają pomocy wyspecjalizowanym firmom.
Ważne
Nieprawidłowo zszyte dokumenty mogą spowodować odmowę rejestracji lub ponownej rejestracji przedsiębiorstwa, przyjęcie dokumentów do archiwum, doprowadzić do wykluczenia organizacji z konkursu ofert, wpłynąć na decyzję organu regulacyjnego w przypadku audytu organizacji.
Czy istnieją jednolite normy?
Do tej pory nie ma jasnych zasad dotyczących łączenia dokumentów nitkami według jednego wzoru. Są tylko zalecenia i instrukcje. Zasadniczo przedsiębiorstwa wykorzystują rozwój metodologiczny Rosarchowa, który został zatwierdzony numerem zamówienia 76 w 2009 r., Wymagania GOST „Praca biurowa i archiwizacja”, a także instrukcje Centralnego Banku Rosji.
Etap przygotowawczy
Wszystkie dokumenty, które mają zostać zszyte, muszą być przeglądane, jeśli są ślady ołówka, usuń je. Ważnydokładnie przeanalizuj każdą stronę, wyklucz je ze sklejania, zadbaj o logiczną i poprawną kolejność dokumentów w stosie. Usuń ostre przedmioty, szpilki, zszywki lub spinacze do papieru, ponieważ mogą one uszkodzić nić do oprawy i spowodować utratę dokumentu. Należy ponumerować strony zwykłym czarnym ołówkiem w prawym rogu, nie wolno używać tuszu, w tym koloru. Nie można numerować zbyt blisko tekstu dokumentu, im bardziej go nakładają. Numerowana jest tylko przednia strona arkusza. Całkowita objętość zszytego dokumentu nie może przekraczać 250 arkuszy, a wysokość zszytego i numerowanego dokumentu nie może przekraczać 4 centymetrów. Przykład szycia dokumentów nićmi pokazano na zdjęciu.
Kolejnym etapem przygotowań jest dobór narzędzi. Aby prawidłowo uszyć dokumenty nitkami, będziesz potrzebować: szydła, specjalnych nici, tekturowej okładki, jak na zdjęciu. W niektórych przypadkach używany jest dziurkacz. Jak iz czym zszyć dokumenty, każdy specjalista sam decyduje. Najwygodniej jest używać szorstkich nici lub sznurka, w niektórych przypadkach używa się nici wełnianych lub sznurówek. Najczęściej pełnią funkcję dekoracji. Zwykle poważne raporty używają bardziej surowego stylu. Przygotuj dokumenty samodzielnie i formularz do inwentaryzacji.
Niektóre subtelności
- Arkusze dużego formatu, na przykład A3 lub A2, również muszą być ponumerowane. Aby to zrobić, jest w pełni rozbudowany i ponumerowany zgodnie z ogólnymi zasadami. Następnie złożone i starannie sklejonenarożnik.
- Jeśli konieczne jest złożenie listu, jest on otwierany, najpierw numerowana jest sama koperta, a następnie kolejno strony listu.
- Okładka dokumentu nie jest numerowana. Ponadto strona tytułowa nie jest numerowana, jeśli nie ma okładki. Jednak drugi arkusz jest już ponumerowany numerem „2”.
- Jeśli liczba arkuszy przekracza 250, są one dzielone na tomy. Taka praktyka jest powszechna w sądach. Każdy tom musi być ponumerowany oddzielnie.
- Jak zszywać dokumenty, jeśli nie można wskazać numeru arkusza w prawym górnym rogu lub cały arkusz jest zajęty? Dzieje się tak często, na przykład podczas numerowania zdjęcia, w którym to przypadku numeracja od tyłu jest dozwolona.
- W przypadku błędnej numeracji możesz skreślić numer. Korekta musi być jednak potwierdzona podpisem.
- Jeśli pominięte zostaną nie więcej niż dwa arkusze, dozwolone jest użycie oznaczenia literowego dla pominiętych stron. Cyfrowa numeracja dokumentu głównego nie zmienia się, ale zwiększa się liczba arkuszy. W takim przypadku należy ostrzec o tym osobę, która otrzyma dokumenty.
- Jeżeli konieczne jest ponumerowanie dokumentu, który jest już ponumerowany lub ma numerację, zostanie on ponownie ponumerowany.
- Jeśli arkusze w dokumentacji nie mogą być rozdzielone lub są sklejone, są ponumerowane jako jeden arkusz. Dzieje się tak, gdy na przykład na dokumencie wklejony jest czek, zdjęcie lub wycinek z gazety. Ale jednocześnie konieczne jest sporządzenie spisu, aw kolumnie „Uwaga” lub w napisie certyfikacyjnym konieczne jest wyjaśnienie, które dokumenty zostały wklejone, na której stronie i co one zawierały.
Które dokumenty są najczęściej zszywane nićmi? Przede wszystkim dokumenty założycielskie i założycielskie. Najczęściej mają małą objętość, łatwiej je przebić szydłem, a szycie jest łatwe. Istnieje kilka technologii szycia, możesz zrobić dwa przebicia, trzy lub pięć. Najczęściej spotykaną opcją są trzy otwory. Pięć otworów przyda się, gdy niektóre dokumenty są mniejsze od innych, połączenie pięciu otworów pomoże je lepiej naprawić. Zszywanie pięciootworowe jest stosowane w przypadku dokumentów o dużej wartości, co zmniejsza ryzyko ich zastąpienia.
Jak prawidłowo szyć dokumenty za pomocą nitek: instrukcje krok po kroku
- Ułóż arkusze, wyrównaj krawędzie.
- Sprawdź kolejność arkuszy.
- Zaznacz ołówkiem miejsca przyszłych przebić symetrycznie pośrodku po lewej stronie arkusza. Można to zrobić zarówno na jednym arkuszu, jak i na wszystkich.
- Konieczne jest odstępstwo od tekstu o co najmniej 1,5 centymetra.
- Znaki muszą być ściśle pionowe, dozwolona jest odległość do trzech centymetrów od siebie.
Jeśli dokument jest wystarczająco duży, wygodniej jest przebić go szydłem. Zwykle zaczynaj od górnego otworu.
Jeśli nie ma możliwości użycia okładki fabrycznej, jak na zdjęciu, to pierwszy i ostatni arkusz można przykleić cienkim paskiem tektury, aby zapobiec uszkodzeniu stron. Ważne jest, aby wybrać odpowiednią długość nici, zwykle od 50 do 80 cm.
Klasyczne szycie nitką - trzy otwory
Przeanalizujmy możliwość szycia dokumentówkrok po kroku w trzech otworach. Jest to klasyczna i najczęstsza opcja składania dokumentów w archiwum lub do weryfikacji. Jak prawidłowo uszyć dokumenty z nitkami w tym przypadku lepiej widać na zdjęciu.
Przenieś igłę i nić w dół pod stos dokumentów, wyciągnij go przez otwór pod numerem dwa. Nie możemy zapomnieć o małym „ogonie” o długości 7-8 cm, nadal się przyda. Z przodu kierujemy igłę w górny otwór, następnie wracamy igłę do dolnego otworu nr 3. Następnie igła „nurkuje” w otwór centralny, w efekcie obie nici pozostają poniżej. Teraz można je zawiązać.
Ponadto dokument musi być poświadczony, kartka papieru jest sklejona, na górze umieszczona jest pieczęć i podpis osoby odpowiedzialnej. Jak prawidłowo uszyć dokumenty i zabezpieczyć węzeł nitkami widać na zdjęciu.
Dodatkowo na odwrocie ostatniego arkusza przyklejony jest spis. Napis można wykonać ręcznie lub skorzystać z gotowych szablonów, jak na zdjęciu.
Jak zszywać dokumenty w czterech otworach?
Technologia przebijania czterech otworów jest prawie identyczna. Jedyna różnica polega na tym, że dokument jest zszyty od góry do dołu. Wygląda jak fastryga do szycia. Tylko w tym przypadku powtarza się to w odwrotnej kolejności, najpierw od góry do dołu, potem od dołu do góry. Dzięki temu krawaty są jednorodne bez przerw, jakby szyte na gigantycznej maszynie do szycia.
Specjalne okazje
Czasami dozwolone jest łączenie dokumentów nie w pionie, ale w rogu. Wsą to głównie dokumenty sprawozdawczości finansowej, polegające na zapinaniu taśm kasowych, czeków po prawej stronie. Takie dokumenty są szyte na rogu. Kroki są takie same jak przy standardowym montażu dokumentów, tylko otwory są przebijane w rogu. Zwykle są dwa. Arkusz jest przyklejony dokładnie do rogu. Dalej procedura jest podobna - jest certyfikowana, nakładana jest pieczęć.
Wniosek
W procesie przygotowywania i zszywania dokumentu ważne jest, aby zawczasu zastanowić się, jak zszywać dokumenty, aby uniknąć wszelkiego rodzaju siły wyższej. Na przykład czasami trzeba wykonać kopię dokumentów już oprawionych i zarchiwizowanych. Warto zawczasu martwić się takimi momentami. Zazwyczaj specjaliści ds. HR lub księgowości mogą z góry odgadnąć, który dokument należy najpierw przepuścić przez kopiarkę. To znacznie upraszcza pracę i oszczędza czas.
